Phần mềm quản lý đại lý vé số
Hai câu hỏi quyết định sổ sách cả ngày của đại lý vé số, mà sổ tay không trả lời được. DLVS giữ nguyên cách anh đang làm — chỉ thay ba cuốn sổ bằng một luồng, nên chỗ nào cũng chỉ có một con số.
Bấm vào bất kỳ ảnh nào để xem lớn.
Luồng vé
Mọi rắc rối sổ sách của nghề này đều nằm ở chỗ ba dòng chảy đó không khớp nhau. DLVS ghi cả ba trên cùng một chứng từ, nên giao vé xong là nợ tự lên, nhận ế xong là nợ tự xuống.
Vuốt ngang để xem hết sơ đồ.
Bốn loại vé, bốn cách đếm
Vé kiến thiết đếm theo kỳ xổ và cặp. Vé tự chọn đếm theo lô dự thưởng. Vé cào và vé bóc đếm theo lô, lại còn có hạn đổi thưởng. DLVS tách bốn luồng riêng nhưng dồn chung một màn công nợ và một quỹ.
Đơn vị là cặp, mà số tờ trên một cặp còn đổi theo mệnh giá và theo kỳ — vé Tết phát hành cặp lớn hơn. Hệ thống quy đổi theo đúng kỳ của dòng đó, không lấy một con số chung.
Mua vé trắng về, khách đặt số nào thì ghi số đó: loại 2 chữ số hay 3 chữ số, lô dự thưởng nào, đài nào, ngày xổ nào. Khách quầy và khách thường ghi hai kiểu khác nhau.
Vé cào không có ngày xổ mà có ngày phát hành và hạn đổi thưởng. Lô nào sắp hết hạn mà còn tồn thì hiện ở màn cảnh báo, vì quá hạn là mất trắng phần vốn đó.
Vé bóc đi chung một quy trình với vé cào nhưng là kho riêng, công nợ riêng, báo cáo riêng. Gộp chung thì tới lúc kiểm tồn không biết thiếu ở loại nào.
Dễ sót
Mỗi chỗ dưới đây là một việc sổ tay làm được, nhưng làm xong không đối chiếu lại được.
Khách mang vé tới lúc năm giờ chiều, vé đã xổ lúc 16:15. Nhận thì mình gánh, không nhận thì mất lòng khách — mà tháng sau không ai nhớ hôm đó mấy giờ.
Khách nợ kỳ 16/10 một ít, kỳ 19/10 một ít, kỳ 23/10 một ít. Trả một trăm triệu thì trừ vào kỳ nào trước?
DLVS giữ nợ ở mức từng kỳ và cấn theo thứ tự kỳ cũ trước. Nhờ vậy lúc đối chiếu với khách, mở ra là chỉ được đúng kỳ nào còn thiếu bao nhiêu — không phải cộng lại từ đầu.
Khách nào lấy đài nào, bao nhiêu tờ — nhập một lần, kỳ sau tải lại dùng tiếp.
Người chia vé ở nhà cứ theo phiếu mà làm, không hỏi lại câu nào, không chia nhầm. Và vì kế hoạch nằm trong hệ thống nên cuối kỳ đối chiếu được ngay: định giao bao nhiêu, thực giao bao nhiêu.
Người ghé quầy mua vài tờ rồi đi — không mở công nợ, không lập phiếu riêng.
Cả giao dịch nằm trong một giỏ tạm, chốt xong mới ghi sổ và chạm tới số dư. Bỏ dở giữa chừng thì không có gì lọt vào sổ sách. Chốt xong in phiếu đưa khách.
Cấp vé xuống chi nhánh thì vé rời kho tổng nhưng chưa bán được đồng nào. Chi nhánh bán lẻ, bán sỉ, nhận ế, thu tiền — rồi cuối ngày nộp về.
Mỗi chi nhánh có tồn riêng, giá riêng, công nợ khách riêng, nhưng vẫn nằm trong cùng một báo cáo tổng. Nhân viên chốt ca thì nộp phiên, chủ duyệt, lệch bao nhiêu thấy liền.
Lãi gộp = doanh thu − giá vốn, nhưng phải trừ đúng phần vé ế đã trả về, và giá vốn phải là giá lúc giao chứ không phải giá hôm nay.
DLVS chụp lại giá mua ngay trên phiếu giao, nên lãi gộp xem theo khách, theo đài, theo mệnh giá, theo nhân viên đều ra cùng một con số.
Tiền, quỹ và sổ sách
Quỹ không tự đúng vì phần mềm nói đúng. Nó đúng khi tiền trong két khớp với sổ — nên DLVS cho chốt quỹ theo ngày, giữ lại con số đã chốt, và mọi báo cáo kỳ dài đều cộng từ những ngày đã chốt đó.
Báo cáo
Hơn hai mươi báo cáo, nhóm theo chiều nào cũng được: khách, đài, mệnh giá, nhân viên, chi nhánh, kỳ. Sáu cái hay dùng nhất:
Vốn đang đọng ở đài nào, mệnh giá nào
Giao · ế · đã thu · còn nợ từng khách
Thuế 10% phần vượt 20 triệu, tính theo từng tờ
Định giao bao nhiêu, giao thật bao nhiêu, lệch ở đâu
Nợ này để bao lâu rồi, ai quá hạn trước
Phía mua: lấy bao nhiêu, trả ế bao nhiêu, còn nợ ai
Minh bạch
Hủy phiếu hay sửa số đã ghi sổ không phải là việc một người làm xong là xong: người yêu cầu ghi lý do, người khác duyệt, hệ thống giữ lại cả hai.
Phân quyền tới từng nút — ai được xem giá mua, ai được duyệt, ai chỉ được nhập. Nhân viên không thấy nút thì không bấm nhầm, và chủ đại lý không phải canh.
Ngoài quán cà phê
Không phải bản rút gọn. Toàn bộ màn hình đều dùng được trên điện thoại: bảng tự đổi thành thẻ, bộ lọc gom vào một nút, nút thao tác hiện kèm chữ vì cảm ứng không có rê chuột.
Toàn bộ
Phần trên là những chỗ đau nhất. Còn đây là đủ bộ, để anh biết sau này cần gì cũng có sẵn.
Bảng giá
Hay được hỏi
Không cần nhập lại lịch sử. Bắt đầu từ số dư nợ hiện tại của từng khách và tồn kho đang có, rồi chạy song song một hai kỳ cho quen.
Chỉ thấy khi anh cho. Giá mua, giá bán và cả các cột tiền đều gác theo quyền riêng; ai không có quyền thì màn hình hiện tên bảng giá thay cho con số.
Phần mềm chạy trên nền web nên cần mạng. Dữ liệu nằm ở máy chủ, không nằm trên máy anh, nên đổi máy hay thêm người dùng đều không phải cài gì.
Mỗi chi nhánh có kho, giá và công nợ riêng nhưng vẫn gộp vào báo cáo chung. Nhân viên chi nhánh chỉ nhìn thấy dữ liệu chi nhánh mình.
Bốn sổ theo đúng mẫu Thông tư 152/2025, in ra được. Doanh thu tính thuế lấy theo tiền hoa hồng — phần chênh giữa giá bán và giá mua vé — chứ không phải toàn bộ tiền vé.